《高效清单工作法:聪明人的无压时间管理手册》
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书名: 高效清单工作法:聪明人的无压时间管理手册

作者: [美]达蒙·扎哈里亚德斯(Damon Zahariades)

评分: 🌟🌟🌟

读这本书还是在Appstore看见推荐时间管理应用“Microsoft Todo”里面一篇文章“先做该做的事”然后看见里面引用了该书里面的一句话,遂感兴趣搜索来阅读。书籍不厚在微信读书App上阅读完,花费1小时44分,内容比较简单易懂;

阅读目的:

为什么阅读该书因为想改善自己的项目清单及如何更进一步改善自己的生产效率;一直使用Omnifocus来进行管理自己的待办事项清单,使用Omnifocus的原因完全是遵从:“适合自己的工具就是最好的原则”进行使用的,避免因为过多的时间耗费在选择上完全忘记了自己初衷。这也和书中提到的“别让书中所提到的观点系统束缚住了你,它只是建议和参考让你来创建自己的系统”相契合;

书籍简介:

作者从使用待办清单的几点原因开始,引用“生产效率悖论”概念告诉我们当前清单是如何阻止我们完成任务的;再讲为什么我们会创建失败的清单,总结了8种创建失败清单的原因及消极情绪对我们有什么影响;然后在讲了10种创建清单的常规方法及他们的优缺点,紧接着在利用常规的创建清单方法中作者吸收各种优缺点给出了建立完美有效清单的10个步骤及维护待办清单的8个技巧;给出了在清单工具上的选择建议:使用纸笔还是计算机电子记录;日历和清单如何结合给出建议步骤,如何创建“已完成”清单;给出什么是有效清单的一些看法.

内容摘抄:

生产效率悖论 : 我们期待创建待办事项清单以帮助我们组织任务、管理时间并完成工作。但如果我们错误地理解了待办事项清单的内涵,依赖于错误构思的任务管理法,便会在无意中破坏创建的清单,最终要么继续挣扎着列出所有的待办事项,要么彻底放弃使用这种方法。

帕金森定律 :“工作总是会令你忙到你的时间不够用为止

选择困惑: 心理学家巴里·施瓦茨(Barry Schwartz)所说的“选择的困惑”:如果我们拥有的选择越多,那么在这些选择之间做出决定的能力就越差,我们所面临的焦虑就越多。

消极情绪对我们的影响 :工作效率受影响,慢性的压力和恐惧会改变我们大脑的功能状态,随着时间推移会影响我们的决策;采取改变自身情况来减轻消极情绪,意识到消极情绪只是暂时的;

未能完成待办清单的8种症状:

  1. 误解待办清单的目的:帮助我们组织项目和任务,并突出重要的内容协助我们完成那些真正要做的事情,不应该是确保我们完成所有工作的工具;
  2. 没有截止日期:缺乏紧迫感、执行动力和优先级、容易拖延;反之决定我们和时使用有限的时间和精力完成任务,有助于我们思考和规划待完成的任务;
  3. 清单太长:导致不现实、拖延、令人沮丧、抓不到重点;设定待办清单范围适应有效时间和精力等客观因素的限制;
  4. 充满变数的清单:任务之间缺少联系,增加压力水平;
  5. 留太多的选择:潜在影响大脑决定,耗费有限的认知资源,陷入决策逃避;
  6. 没有给任务增加执行场景:变得难选择,导致对未完成事项的记录,而不是需要完成事项的记录
  7. 任务定义的太宽泛:缺乏明确的起点和终点,所以我们根本没有办法衡量任务做得究竟成不成功。模糊性使得它们极容易在清单上滞留
  8. 任务不符合特定的目标:给每个任务附加原因避免失去动力;

10种常见的清单制作方法:

你设计待办事项清单来梳理自己的工作流程时,就可以合理运用这一章的知识:你可以将不同方法中你喜爱的元素集合到一起,构建一个非常适合自己的待办事项清单。

  1. 事无巨细 ,把所有的一切都记录在清单中,然后根据重要程度、优先级、花费时间进行重新组织他们;会面临太多变数、选择、清单不断增长;
  2. 任务+开始日期+截止日期清单
  3. 主任务清单+每日任务清单:每天晚上你都要查看主清单;你要寻找在不久后要到期的任务或需要完成的任务,以便推进其他任务。一旦你确定了这些待办事项,就要选择几个,将它们转移到第二天的每日清单中,并估算你是否有足够的时间来完成它们。
  4. 3+2法:遵循一个简单的公式:三项大任务+两项小任务。每天,你需选出要处理的5项任务(或者更好的方法是,你在前一天晚上选择它们)。大任务通常设定为一两个小时才能完成,小任务则是用30分钟或更短时间就能完成的。缺点是缺乏灵活性,相对死板而不能适应每日复杂的情况。
  5. 1-3-5法:3+2的扩展,选择1项大任务、3项中型任务和5项小任务,以便在白天完成;存在缺陷。①它没有提到为待办事项提供更详细的背景信息。②它没有提到从中选择9项日常任务的主清单。③这种方法不允许使用批处理任务清单。
  6. 基于各种项目清单法:待办事项清单进行分类,依据的是项目之间的相关性。你将设计出多份清单,每个项目对应于一份清单:优点是,它可以让你直观地了解正在进行的多个项目。如何选择待处理任务,取决于你选择继续推进哪个项目;缺点是,它很少涉及与“你如何度过一天”有关的内容,有限的任务背景;
  7. 3-MIT(three most important task):你可以在一天中选择并集中于3个高优先级的任务。无论发生什么,你必须完成这三件事。
  8. 便利贴法:“便利贴”法包括以下几个步骤:在便利贴上写下每项新任务(一项任务使用一张便利贴),并将其粘贴在“待办”列中。它会一直在那里,直到你准备着手解决它;当你开始处理任务,便将这张便利贴移到“进行中”列;完成任务后,将便利贴移至“已完成”列。缺点是很容易丢失小任务(优点直观可见;
  9. 四象限法:高效人士7个习惯;任务根据各自的优先级被分配到不同的象限。放置在第一象限的那些任务应立即处理;第二象限中的那些任务则不那么可怕,但应该安排在不久的将来完成;第三象限中的任务可以委派给其他人;第四象限中的任务可以放弃。
  10. GTD:收集-组织整理-执行-回顾;GTD是在你第一次采用时看似非常有效的方法。随着时间的推移,你可能会对GTD失去兴趣。很多人都是这样。GTD把关注点放在“下一步行动”上,却因此使得我们在项目层面不知道何去何从;GTD没能提供如何在冲突任务中进行选择的方法。GTD中没有合适的任务管理法确保我们完成重要工作,并把不重要的工作放到一边。这点GTD后边提出5种视角可以改变下作者所说的缺点;

如何创建完美的待办清单系统

  • 从待办清单整理出每日任务清单
  • 根据期望结果产生任务;写下目标和期望结果
  • 分解任务:完成任何项目之前都分解项目到具体的可执行小任务,看起来更可行根据优先级和价值把有限时间专注在重要的任务上
  • 设定所有任务的截止日期:截止日期不是一成不变的随着附加任务和优先级而改变;可实现、思考理由、预留时间少于需要的时间
  • 将每日任务清单数量限制7个:至少需要15分钟才能完成的任务
  • 按项目类型、地点、项目组织任务
  • 定期清理多余的任务或项目:删除愿望、含义不明确、琐碎的任务;承诺和决心
  • 估算任务完成所需时间
  • 使用助动词引导每项任务:选择定义任务的精确动词是有价值的——秘诀在于具体;正确的动词会激励你采取行动;错误的动词则恰恰相反,它会使你拖延,“探索”“计划”和“了解”这样的动词就很不具体,不如“研究”“写大纲”“打电话”这类动词有效——后面这类词对选择会产生更大的影响,因为它们指明了如何具体行动。
  • 整理出受他人影响的任务

如何维护清单

  1. 建立批量处理的“微任务”(任务完成时间少10分钟)清单,每日留45分钟来处理
  2. 不要被任务压垮:任务系统是协助你在正确的时间做正确的事
  3. 按场景定义清单:虽然提前准备这些详细信息需要时间,但这样做可以简化之后的决策过程——这份时间投入是值得的。
  4. 进行每周回顾:收集任务,分解、组织整理任务、查看截止日期是否需要调整
  5. 更新目标清单:首先,创建具体的目标。大多数人的目标都是模糊的。没有具体细节,我们就很难衡量这些目标的实现进度,目标也就无疾而终;其次,写下你的目标。将目标写下来,你才更有可能坚持。;再次就是每月回顾一次。在每个月末留出30分钟来跟踪你的进度并重新评估目标是否已经改变。如果有改变,就更新相应的记录。
  6. 避免方法论上犹豫不决:尝试不同的方法很重要。这是确定哪些方法能与你的工作方式相辅相成的唯一路径,也是发现可以把哪些新战术加入已有任务系统的好办法。任务管理系统有一个不好的方面:它很容易令人困在方法本身中。我们可能过分把焦点放在了方法论上——它们本来是用于管理时间和提升效率的,最后却产生了负面影响。使用任何任务管理法(包括你的待办事项清单系统)的目的,都是帮助你按时完成恰当的工作;待办事项清单法能够为你提供帮助。它要帮你完成重要的事情,使你更接近目标,而不是掌控你的生活。当你发现更好、更有效的工作方式时,就更新你的管理方法。待办事项清单系统是用来协助你的,而不是用来控制你的。
  7. 构建自己的系统:有效系统的基本要素(例如截止日期、任务优先级、细节信息,以及当前任务和未来任务的分离)具有普遍价值,相比起来,其他方面则不那么重要。你可以修改或替换那些不重要的内容。可能你最终设计的方法和我使用的截然不同,这也完全没有问题,因为每个人的情况、工作流程、偏好和倾向都是不同的,所以各自的待办事项清单系统自然有所不同。
  8. 保持一致
      1. 保持一致性需要你改变习惯。制订计划和规则时,我们大多数人倾向于保留过度的自由。我们需要养成定期采取行动的习惯,而这并不是一下子就能适应过来的。
    • 一两天的懈怠可能会产生雪球效应。一旦你跳过某一天的任务,就更容易跳过接下来的每一天。

后记

其实时间管理方法论有很多,各有优缺点要找到适合自己的方法才是最好的,工具或系统的目的在于协助我们提升劳动力;找到适合自己的系统后就保持开放态度随时调整日复一日的坚持✊ 使用就行;

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